Algemene Voorwaarden – Sjak van Hoof
Model, Fotograaf, Social Media | Zelfstandig Ondernemer (ZZP)

english version below / version 2-2024 / effective as of 01-10-2024

Artikel 1 – Definities
1.1 Opdrachtgever: de partij die het model inhuurt voor een opdracht.
1.2 Model: Sjak van Hoof, zelfstandig ondernemer, ingeschreven bij de KvK, handelend onder de naam sjakvanhoof.com.
1.3 Opdracht: de overeenkomst tot het leveren van modellenwerk of gerelateerde diensten.
1.4 Optie: een vrijblijvende reservering van beschikbaarheid.
1.5 Bevestiging: iedere schriftelijke (ook digitale) instemming met de opdracht, inclusief dagfee, usage en voorwaarden.

Artikel 1 – Definities (aanvulling)
1.6 Tussenpersoon / Agentschap: een derde partij die bemiddelt tussen het model en de opdrachtgever en namens het model optreedt bij het sluiten van de overeenkomst.
1.7 Indien een tussenpersoon of agentschap optreedt namens het model, wordt deze geacht als opdrachtgever te fungeren, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 2 – Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en bevestigingen tussen model en opdrachtgever.
2.2 Door een opdracht schriftelijk te bevestigen, aanvaardt de opdrachtgever deze voorwaarden.
2.3 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.

Artikel 2 – Toepasselijkheid (aanvulling)
2.4 Indien een opdracht tot stand komt via een tussenpersoon of agentschap, zijn deze algemene voorwaarden onverkort van toepassing jegens de tussenpersoon, tenzij schriftelijk overeengekomen is dat de eindklant rechtstreeks als opdrachtgever geldt.
2.5 In alle gevallen waarin een tussenpersoon optreedt namens het model, blijft deze verantwoordelijk voor correcte communicatie, betaling en naleving van de afgesproken voorwaarden.

Artikel 3 – Totstandkoming van de opdracht
3.1 Een opdracht komt tot stand bij schriftelijke bevestiging door de opdrachtgever, ook via e-mail of berichtenplatforms.
3.2 Vanaf dat moment is de opdracht bindend en zijn de overeengekomen vergoedingen verschuldigd.

Artikel 4 – Opties
4.1 Een optie is geen definitieve boeking en verplicht partijen tot niets, tenzij anders overeengekomen.
4.2 De opdrachtgever dient duidelijk aan te geven of er sprake is van een optie of een bevestigde boeking.
4.3 Het model behoudt zich het recht voor een optie te laten vervallen bij andere verzoeken.

Artikel 5 – Annulering
5.1 Bij annulering van een bevestigde opdracht door de opdrachtgever is het model gerechtigd tot 50% van de overeengekomen vergoeding (dayfee + buyout), ongeacht de reden.
5.2 Indien annulering plaatsvindt binnen 48 uur voor aanvang van de opdracht, is het volledige bedrag (100%) verschuldigd.
5.3 Het annuleren van een bevestigde boeking zonder vergoeding is niet mogelijk.
5.4 De annuleringsvergoeding compenseert voor vrijgehouden beschikbaarheid, voorbereidingen en gederfde inkomsten.
5.5 Annulering dient schriftelijk te worden doorgegeven, waarbij datum en tijdstip van ontvangst leidend zijn.
5.6 In geval van overmacht wordt in overleg een redelijke oplossing gezocht (zie artikel 9).

Artikel 6 – Vergoeding en betaling
6.1 Alle tarieven worden vooraf overeengekomen en vermeld exclusief btw, tenzij anders overeengekomen.
6.2 Facturering vindt plaats na afloop van de opdracht.
6.3 Betaling dient te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum.
6.4 Bij te late betaling is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim en wordt wettelijke rente in rekening gebracht.
6.5 Incassokosten bij uitblijven van betaling komen voor rekening van de opdrachtgever.

Artikel 7 – Gebruik van beeldmateriaal (usage)
7.1 Gebruik van beeldmateriaal is alleen toegestaan binnen de afgesproken termijnen, media en regio’s.
7.2 Uitbreiding van het gebruik vereist schriftelijke toestemming en aanvullende vergoeding.
7.3 Onrechtmatig gebruik leidt tot een nabetaling conform gangbare tarieven in de modellenbranche.

Artikel 8 – Aansprakelijkheid
8.1 Het model is niet aansprakelijk voor gevolgschade, indirecte schade of omzetverlies van de opdrachtgever.
8.2 Aansprakelijkheid is beperkt tot de hoogte van de overeengekomen vergoeding.
8.3 Deelname aan shoots en opnames is op eigen risico van opdrachtgever of diens klant.

Artikel 9 – Overmacht
9.1 Onder overmacht vallen o.a.: ziekte, ongevallen, overheidsmaatregelen, natuurrampen, etc.
9.2 Bij tijdelijke overmacht wordt de opdracht in overleg verplaatst.
9.3 Bij blijvende overmacht wordt de overeenkomst ontbonden zonder verplichting tot schadevergoeding.

Artikel 10 – Vertrouwelijkheid en privacy
10.1 Het model behandelt alle vertrouwelijke informatie met zorg en conform de AVG.
10.2 Beeldmateriaal mag niet zonder toestemming worden gebruikt buiten de overeengekomen context.
10.3 Persoonsgegevens worden alleen gedeeld met derden indien noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht.

Artikel 11 – Toepasselijk recht en geschillen
11.1 Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
11.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar het model is gevestigd.

Artikel 12 – Professioneel gedrag en fysieke gesteldheid
12.1 Het model verplicht zich ertoe op iedere opdracht nuchter, uitgerust, fit en in goede fysieke en mentale gezondheid te verschijnen.
12.2 Indien dit door de opdrachtgever fysiek onmogelijk wordt gemaakt (bijvoorbeeld door omstandigheden tijdens of voorafgaand aan de opdracht), zal dit direct worden gecommuniceerd.
12.3 In voorkomende gevallen wordt in overleg naar een passende oplossing gezocht.
12.4 Niet-naleving van dit artikel kan gevolgen hebben voor de uitvoering of voortzetting van de opdracht.

Artikel 13 – Social media & influencer-samenwerkingen
13.1 Bij social media campagnes of influencer-samenwerkingen wordt vooraf schriftelijk overeengekomen:
– het aantal en type content (zoals posts, stories, reels, etc.);
– de deadlines voor plaatsing en oplevering;
– de platforms waarop de content wordt geplaatst;
– de duur van zichtbaarheid en eventuele exclusiviteit.

13.2 Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, behoudt het model het recht om content na afloop van de afgesproken zichtbaarheidstermijn te verwijderen of archiveren.

13.3 Indien er sprake is van een betaalde samenwerking, wordt dit conform de Nederlandse Reclamecode (met name de Reclamecode Social Media & Influencer Marketing) duidelijk aangegeven met bijvoorbeeld #ad of 'betaalde samenwerking'.

13.4 Indien de opdrachtgever gebruik wenst te maken van de gegenereerde content op andere kanalen of voor langere tijd dan overeengekomen, is vooraf schriftelijke toestemming en een aanvullende vergoeding vereist.

Artikel 14 – Fotografie-opdrachten
14.1 Indien Sjak van Hoof als fotograaf wordt ingehuurd, gelden de overeengekomen tarieven per uur, per dagdeel of per project.

14.2 Het auteursrecht op de gemaakte beelden blijft bij de fotograaf, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

14.3 De opdrachtgever verkrijgt een gebruiksrecht (licentie) op het beeldmateriaal, uitsluitend binnen de afgesproken context, duur, platforms en doelstellingen. Uitbreiding van het gebruik vereist aanvullende afspraken en vergoeding.

14.4 De fotograaf behoudt het recht om het werk te gebruiken voor eigen promotie (zoals portfolio, website, social media en publicaties), tenzij schriftelijk anders afgesproken.

14.5 Ruwe bestanden (RAW's) worden niet geleverd, tenzij vooraf overeengekomen.

Contactgegevens:
Naam: Sjak van Hoof
Bedrijfsnaam: sjakvanhoof.com
KVK: 63174995
E-mail: hi@sjakvanhoof.com

Terms & Conditions – Sjak van Hoof
Model | Independent Freelancer (ZZP)

Article 1 – Definitions
1.1 Client: the party hiring the model.
1.2 Model: Sjak van Hoof, registered independent entrepreneur, operating under the name sjakvanhoof.com.
1.3 Assignment: the agreement for modeling or related services.
1.4 Option: a non-binding reservation of availability.
1.5 Confirmation: any written (including digital) agreement on the booking, fee, usage and terms.

Article 1 – Definitions (additional clause)
1.6 Intermediary / Agency: a third party acting on behalf of the model to negotiate or confirm assignments with clients.
1.7 Unless explicitly stated otherwise in writing, the intermediary or agency shall be regarded as the legal client of the model.

Article 2 – Applicability
2.1 These terms apply to all offers, assignments and agreements between the model and the client.
2.2 By confirming the assignment, the client accepts these terms.
2.3 Deviations are valid only if agreed in writing.

Article 2 – Applicability (additional clause)
2.4 If an assignment is made through an intermediary or agency, these terms and conditions apply fully to that party, unless it is contractually agreed that the end client is directly responsible.
2.5 In all such cases, the intermediary remains responsible for accurate communication, timely payment, and compliance with the agreed terms.

Article 3 – Formation of assignment
3.1 An assignment becomes binding upon written confirmation by the client, including via email or digital message.
3.2 From that moment, agreed compensation is due.

Article 4 – Options
4.1 An option is not a booking and is non-binding unless otherwise stated.
4.2 The client must clearly indicate whether the arrangement is an option or a confirmed booking.
4.3 The model may release an option if another confirmed request arises.

Article 5 – Cancellation
5.1 If a confirmed assignment is cancelled, the model is entitled to 50% of the agreed total compensation (day fee + buyout), regardless of reason.
5.2 Cancellation within 48 hours before the assignment results in 100% of the fee being due.
5.3 Confirmed bookings cannot be cancelled without financial consequence.
5.4 The cancellation fee compensates for blocked availability, preparations, and missed revenue.
5.5 Cancellations must be made in writing; time of receipt is binding.
5.6 In case of force majeure, both parties will seek a fair solution (see Article 9).

Article 6 – Fees and payment
6.1 All rates are agreed in advance and stated exclusive of VAT unless agreed otherwise.
6.2 Invoices will be issued after the assignment.
6.3 Payment is due within 30 days of the invoice date.
6.4 Late payments are subject to statutory interest.
6.5 Collection costs will be borne by the client.

Article 7 – Usage of images
7.1 Use of content is only permitted within the agreed scope (media, duration, region).
7.2 Additional use requires written permission and compensation.
7.3 Unauthorized usage will be charged retroactively based on industry rates.

Article 8 – Liability
8.1 The model is not liable for indirect or consequential damages or lost revenue.
8.2 Liability is limited to the total agreed fee for the assignment.
8.3 Shoots and recordings are carried out at the client’s or end-client’s own risk.

Article 9 – Force majeure
9.1 Force majeure includes: illness, accidents, government restrictions, natural disasters, etc.
9.2 In case of temporary force majeure, both parties will seek a new date.
9.3 In case of permanent force majeure, the agreement is dissolved without compensation.

Article 10 – Confidentiality and privacy
10.1 All confidential information is handled with care and in accordance with GDPR.
10.2 Image material may not be used outside the agreed context without written consent.
10.3 Personal data will only be shared with third parties if required to complete the assignment.

Article 11 – Applicable law and disputes
11.1 These terms are governed by Dutch law.
11.2 Disputes will be handled by the competent court in the model’s place of registration.

Article 12 – Professional conduct and physical state
12.1 The model commits to being sober, well-rested, fit and in good mental and physical condition for every assignment.
12.2 If this is made physically impossible by the client (e.g. by conditions during or before the assignment), the model will notify the client immediately.
12.3 In such cases, both parties will work toward a suitable solution.
12.4 Violation of this clause may affect the continuation or terms of the assignment.

Article 13 – Social media & influencer collaborations
13.1 For social media or influencer campaigns, the following must be agreed in writing before the assignment begins:
– the number and type of deliverables (e.g., posts, stories, reels);
– deadlines for publishing and delivery;
– platforms for distribution;
– duration of visibility and any exclusivity.

13.2 Unless otherwise agreed, the model reserves the right to archive or remove content after the agreed campaign period ends.

13.3 In the case of paid collaborations, appropriate disclosure will be provided in accordance with the Dutch Advertising Code (specifically the Social Media & Influencer Marketing Code), using terms such as #ad or 'paid partnership'.

13.4 If the client wishes to reuse or extend the use of content beyond the original agreement, prior written consent and additional fees apply.

Article 14 – Photography assignments
14.1 When Sjak van Hoof is hired as a photographer, rates will be agreed upon per hour, per half-day, or per project.

14.2 Copyright of all created images remains with the photographer, unless explicitly agreed otherwise in writing.

14.3 The client is granted a usage license for the images, strictly limited to the agreed scope, duration, platforms and objectives. Extended usage requires a separate agreement and compensation.

14.4 The photographer retains the right to use the work for self-promotion (portfolio, website, social media, publications), unless otherwise agreed in writing.

14.5 RAW files will not be delivered unless explicitly agreed beforehand.

Contact Information:
Name: Sjak van Hoof
Company Name: sjakvanhoof.com
KVK (Chamber of Commerce): 63174995